IFLA 2012 : Osa 2 Asiakkaiden muuttuvat tarpeet ja liikkuvat kirjastonhoitajat

Useassa tämänvuotisen IFLA:n luennossa käsiteltiin asiakkaiden muuttuvia tarpeita, ja mitä kirjastoilla on annettavissa Google-sukupolvelle. Dianne Cmor ja Peter Sidorko Hong Kongista kyseenalaistivat maanantai-iltapäivän uljaasti otsikoidun session Generation Google needs us kysymällä onko todellakin näin? Hongkongilaisten yliopistojen kirjastojen asiakkaille tehdyn tutkimuksen asiakkaiden kokemista tarpeista ainoastaan asiakkaiden kokema kirjaston tietopalvelun tarve on laskenut. Oppilailla ei ole käsitystä mitä kirjastonhoitajat tekevät, vaan he nojaavat tiedonhaussa kavereihin. Cmorin ja Sidorkon mukaan kärjistäen voidaan sanoa kirjaston henkilökuntaa tarvittavan kun haetaan tietä vessaan.

Pyörälläkin pääsee asiakkaan luo

He esittivät kysymyksen, onko kirjasto oikeasti jäänyt ajasta jälkeen, onko järkeä opettaa enää tiedonhakua vaan onko oikeampi kohde sensemaking eli informaatiolukutaidon sijaan digitaalisen lukutaidon lisääminen - sen sisäistäminen, ettei Googlen ensimmäinen tulos ole aina oikein. Hongkongilaisten suosituksena on: hakukoneet hakukonemaisiksi, resurssien mainostus, brändin luominen ja arvojen esilletuominen, avun tarjoaminen verkossa. Keskeistä on olla persoonallinen sekä verkossa ja tiskissä.

Myös Lynn Silipigni Connawayn esittelemän Yhdysvalloissa ja Britanniassa opiskelijoiden keskuudessa tehdyn tutkimuksen mukaan asiakkaat kokevat mukavuuden ja helppouden olevan tärkeintä: kirjastonhoitajan kanssa halutaan puhua kasvotusten tai sähköisesti esim. tekstiviesteillä, kun ei haluta liikkua esim. lukupaikalta ja jättää tavaroita valvomatta. Tähän tarpeeseen vastaa Lili Luonv esittelemä yhdysvaltalaisten kirjastojen My Info Quest tekstiviestipalvelu, jossa asiakas voi lähettää kirjastonhoitajalle kysymyksen tekstiviestillä. Tätä palvelua arvostetaan, koska tekstiviestintä on tälle kohderyhmälle luonteva kommunikointimuoto ja palvelua voi käyttää vaikka ei olisi kirjastossa tai Internet ei olisi käytössä. Vaikka kirjastonhoitajan auktoriteettiin luotettiin ja näiltä saatua vastausta pidettiin luotettavana, osa vastaajista piti kirjastonhoitajalle tekstaamista vähän outona ja ikävänä ettei vastausta saanut aina saman tien.

Tiukkaa dataa asiakkaiden kysymyksistä on kerätty Susan Archambaultin esittelemässä tutkimuksessa, jossa Loyola Marymount Universityn kirjastossa tallennettiin kaikki asiakkaiden tekemät kysymykset sähköisellä Gimlet-alustalla syksyllä 2009. Tässä kyselyssä todettiin, että teknologiaan, kirjastomateriaaleihin ja kirjaston tiloihin kohdistui kuhunkin neljännes kysymyksistä, ja tiloista toiseksi kysytyin oli täälläkin wc-tilojen sijainti. Kyselyn tuloksena kirjasto lisäsi visuaalisia opasteita ja hankki sähköisiä valokuvakehyksiä. Työelämässä puhutaan paljon paperittomasta toimistosta, mutta täällä teknologisten kysymysten kärjessä olivat kopionti- ja tulostusmahdollisuudet. Huomionarvoista seurannan tulosten hyödyntämisessä on mahdollisuus kohdentaa resursseja uudella lailla, esim. kyseisessä kirjastossa aloitti kiertävä Business Librarian, joka palvelee kirjastopisteessä silloin kun siellä seurannan mukaan tehdään eniten kysymyksiä mutta liikkuu siirrettävän palvelupisteen kirjaston ulkopuolella asiakkaiden tavoitettavissa.

Sara Wintage Gray:
Reference librarianship on the fly 

Liikkuvia kirjastonhoitajia on puolestaan tutkinut Sara Wintage Gray. Hänen mukaansa nykypäivänä ei asiakkaille riitä, että on olemassa virtuaalinen 24/7 webchat ja mobiilipalvelut, vaan kirjaston on kurkotettava ohi fyysisten ja virtuaalisten kirjastotilojen ja kohdatava kirjaston asiakas todellakin keskellä katua. Monelle kirjastonhoitajalle tämä kauhistuttava oman mukavuusalueen ulkopuolelle ojentautuminen on hänen mukaansa astumista oudolle alueelle: ”An area of ambiguity, a sort of social limbo.”

Uppsalan yliopiston kirjastossa asiakkaita houkutteli eräänlainen ruumiiton kirjastonhoitaja: syksyllä pitkin kampusta liimattiin QR-koodiflyereita, jotka veivät kirjaston sivulle ja tervetulotoivotukseen: ”Uusi opiskelija? Tervetuloa ylioistoon ja kirjastoon, tule hakemaan kirjastosta tervetulopussisi.” Kampanja oli arvatenkin suosittu.

IFLA 2012 : Osa 1 Googlaamisen helppous ja kauhistus eli tarvitaanko kirjastoa vielä

IFLA 2012 Helsinki 1-15.8.2012 

Tämän vuoden kansainvälisen IFLA World Library and Information Congress 78th IFLA General conference and Assembly - IFLA 2012 Helsinki-tapahtuman teemana oli Libraries now! Inspiring … suprising … empowering. Itselleni tapahtuma oli luonnollisesti suprising - yllättävä - olinhan mukana ensimmäistä kertaa. Ensimmäinen miellyttävä yllätys oli avajaisissa erinomaisen puheen pitäneen Helena Rannan jälkeen musiikillisen ilotulituksen järjestänyt Iiro Rantala.

Joka vuosi eri puolilla maailmaa järjestettävässä konferenssissa oli tänä vuonna ennätyslaaja osanotto: yhteensä meitä oli noin 4000 osallistujaa, delegaattia, esittelijää ja vapaaehtoista. Tapahtuman pääpaikka oli Messukeskus, jonka lisäksi konferenssiin kuului pre- ja post-retkiä sekä vierailuja kirjastoissa konferenssin aikana.

Viiden päivän konferenssiin oli saatu mahdutettua hämmentävä määrä erilaisia luentosessioita ja pienempiä keskustelutilaisuuksia. Valitsin omaan ohjelmaani lähinnä it-alaan liittyviä sessioita sekä kirjastojen muuttuvaa roolia käsitteleviä puheenvuoroja, joista olen tähän matkaraporttiin koonnut herättelevimmät ja innoittavimmat aiheet. Valitettavasti konferenssin esitykset eivät ilmeisesti tule verkkoon, joten linkit vievät esitysten artikkeleihin tai esitysten taltiointeihin.

Googlaamisen helppous ja kauhistus eli tarvitaanko kirjastoa vielä

Yksi päivien pääpuhujista oli valtakunnan päälehdessäkin 13.8. palstatilaa saanut Virginian yliopistossa Yhdysvalloissa professorina toimiva Siva Vaidhyanathan. Hän on julkaissut vuonna 2011 teoksen The Googlization of everything (And Why We Should Worry). Konferenssin aikana kolmessa eri sessiossa esiintyneen Vaidhyanathanin keskeinen väite on, ettei ole olemassa avointa tietoverkkoa nimeltä Internet, vaan vain yritysten hallitsema, hajanainen verkko, jonka yhteentoimivuus on vielä hakusessa ja tiedon saatavuudesta ja oikeellisuudesta määrää mörkö nimeltä Google.

Siva Vaidhyanathan 

Google lähtökohta oli hyvä: tehdä World Wide Web käytettäväksi. Yritys ei kuitenkaan tyytynyt tähän, vaan lyhyessä ajassa siitä on tullut Vaidhyanathanin mukaan webin vartija, joka ainakin länsimaissa hallitsee isoa osaa kommunikaatiosta ja siitä mikä on oikeaa ja hyvää ja millaista tietoa webin sisällöstä ruudulle tuodaan. Google on huomaamatta mukana yhä enemmän ihmisen arjessa: se hoitaa sähköpostimme ja tallentaa tiedostomme, kertoo sopivat ajoreitit ja kartat ja ylipäätään näyttää miltä maailma näyttää. Myös näkymämme verkkoon muuttuu personoiduksi ja paikalliseksi, kun hakutulokset ja mainokset määräytyvät meistä verkkoon välittyvän tai meidän itsemme sinne antaman tiedon mukaan. 

Googlen tavoite on sen omien sanojensa mukaan ”to organize the world’s information and make it universally accesible” - ja Vaidhyanathan kysyy kuka sille antoi tämän tehtävän? Google on aloittanut kirjastoprojektin , jolla se kertoo haluavansa auttaa meitä säilyttämään tietoa esim. tulvilta ja tulipaloilta - varmassa tallessa serverifarmilla? Vaidhyanathanin pääpointti on: Google on yritys, joka toimii yrityksen tavoin ja voi myös kadota; kirjastot ja arkistot eivät häviä. Hän ehdottaa aloitettavaksi laajan The Human Knowledge -projektin, jossa UNESCO, halukkaat ja kykenevät kansalliskirjastot, akateemiset ja kunnalliset kirjastot loisivat yhdessä jotain enemmän kuin pelkän digitaalisten kirjojen kokoelman. Se olisi monikielinen, linkitetty, verkotettu, saavutettavissa oleva, vakaa, riippumaton, konsensusta ja eroja kuvaava kokonaisuus, jossa näkyisi inhimillinen läsnäolo.

Kirjastoille on Vaidhyanathanin mukaan tämänkin jälkeen tarvetta: ne eivät suinkaan muuttuisi virtuaalisiksi, vaan olisivat naamakkain olemisen ja keskustelun paikkoja.

Palapelien turmiollinen vaikutus

Minulla on epäsosiaalinen mutta buddhalainen harrastus, kokoan isoja palapelejä ja puran ne taas odottamaan seuraavaa kierrosta. Turmiolliseksi harrastus muuttui huhtikuun sunnuntaina, kun suuntasin vintille hakemaan jälleen yhtä peliä. Reipas askellus vaihtui köpöttelyksi, kun otin kontaktia lattialankkuun ja sain sairaalasta mukaan raudalla paikatun jalan, kipsin ja kolmen kuukauden sairausloman.

http://www.flickr.com/photos/bradmontgomery/4363410868/ 

En tiedä osoitinko hyviä alaistaitoja vai olinko itsekäs ja laiska, mutta en tuon kolmen kuukauden aikana juuri ajatellut kirjastotyötä, kirjastojärjestelmiä tai projekteja.

Viisi päivää sitten palattuani töihin totesin, ettei fanittamani ajattelija Marshall Breeding sen sijaan ollut laiskotellut, vaan oli tuottanut Computers in Libraries -julkaisuun artikkelin New LibraryCollections, New Technologies: New Workflows.

Kirjastojärjestelmät ovat muutoksessa - eikä muutos tule loppumaan mikäli Breedingin väliotsikointiin -Ever-turning cycles of technology - uskoo. Edellinen muutos palvelin/työasema-ratkaisuun ei juuri muuttanut itse järjestelmiä ja niiden perusratkaisuja. Uusimmassa kierroksessa sen sijaan on kyse rajummista muutoksista: SaaS eli ohjelmien hankkiminen palveluina tai pilvipalveluina, uudet teknologiset pohjaratkaisut, elektronisten aineistojen lisääntyvä määrä, on-demand-julkaisu, käyttäjien uudet odotukset ja parempien arviointityökalujen tarve.

Uudentyyppisiä järjestelmiä Breeding kutsuu nimellä Library services platform, vapaasti suomentaen kirjastopalvelualusta - ajatukset palaavat jälleen modulaarisen ja integroidun järjestelmän kysymyksiin.

Koska tarpeellisia uusia palveluita ei nykyisistä järjestelmistä löydy, ovat kirjastot koonneet palvelutarjontansa useista erillisistä palikoista. Yleiset kirjastot eivät ole elektronisten aineistojen hankinnassa vielä yhtä pitkällä kuin akateemiset kirjastot, mutta kyllä erillisiä alustoja meiltäkin löytyy: monipuolinen Pohjanportti - mistä muuten löytyy myös Ebscon kautta Breedingin artikkeleita kokotekstinä - joka kuitenkaan ei ole Lapin kirjaston verkkopalvelun kautta haettavissa.

Kesäteräiset aivot herättää Breedingin kysymys voisiko kokoelmien käsittelyyn löytyä tehokkaampia tapoja uusien kirjastojärjestelmien avulla, jotka eivät erottele aineistojen käsittelyä perinteisesti niin jyrkästi erillään oleviin elektronisiin ja painettuihin aineistoihin. Hänen mukaansa erilliset automaatioalustat yleensä pakottavat erillisiin prosesseihin ja työn hajauttamiseen eri henkilöiden vastuulle. Nykyjärjestelmien valmiuksista johtuen aineistot myös tarjoillaan asiakkaille myös erillisillä alustoilla.  Pohjanportti on kotikimpasta löytyvä hyvä esimerkki - todella paljon aineistoja, mutta eivät haettavissa Lapin kirjaston verkkopalvelussa muiden kirjastojen aineistojen rinnalla.

Hyvillä mielin voi sen sijaan todeta, että UKJ:ssa, Uuden kirjastojärjestelmän valmistelutyössä on pystytty katsomaan Sotsin talviolympialaisia pitemmälle. UKJ:n hankinta-työryhmät totesivat vajaan vuoden työskentelyn jälkeen, ettei hankintaa kannata jakaa painetun ja elektronisen aineiston prosesseihin vaan kyseessä on prosessipolku, josta välillä poiketaan tarkastamaan valintalistojen tilannetta, mitä lehtiä osastot haluavat tilata tulevaksi vuodeksi ja aktivoimaan elektronisia aineistoja. Sitten palataan yhteiselle polulle, joka vie kunnan taloushallinnon kautta kepeästi tarkalleen loppuun käytettyyn budjettiin. Joo, viimeinen palanen on Utopiaa, johon sairauslomalaisetkin aivot taipuvat. 

Kirjastolainen tuntee järjestelmänsä

Matkustin toissailtana junalla etelään, tarkoitus oli osallistua UKJ:n työryhmäkokoukseen. Matkanteko kuitenkin takkusi, vetureita vaihdettiin pitkin matkaa, ja Tampereella aikataulusta oltiin jäljessä kuusi tuntia. Olihan sitä pakkasta, -30 celsiusta, mutta näillä leveysasteilla kovat pakkaset ovat yhtä todennäköisiä kuin kahvimaidon loppuminen sunnuntaiaamuna, joten voisi olettaa, että junien pakkaskestoon olisi panostettu ja hankintavaiheessa muistettu painottaa talviliikenteen erityisvaatimuksia.

Edellisellä viikolla matkasimme Luostolle keskellä postikorttipakkasten kirkastamien maisemien. Nelisenkymmentä lappilaista kirjastolaista kokoontui Muutoksen tuulet voimavaraksi - Lapin kirjastojen strategiaseminaariin pohtimaan yhteisiä suuntaviivoja sekä tietysti saunomaan ja viettämään aikaa yhdessä, oltiinhan Ametistikylpylässä. Kahden päivän aikana kuultiin niin asiakkaiden mukaan ottamisesta suunnitteluun, uudenlaisesta tila- ja palvelukonseptista kuin tietojärjestelmistä.

Kirjastojärjestelmän vaatimusmäärittely ei synny yhden ihmisen ajatustyönä, joten seminaarilaiset saivat pohdittavakseen samoja kysymyksiä, joita sekä Rovaniemen projektissa että kansallisessa UKJ-hankkeessa pyöritellään. 

Ryhmätyön kysymykset olivat:

1. Mitä toivot kirjastojärjestelmältä? Mikä nykyisessä järjestelmässä on sellaista toimivaa tai hyvää, jonka toivoisit löytyvän / toimivan myös tulevassa järjestelmässä?

2. Mitkä ovat mielestäsi niitä tulevaisuuden asioita, jotka pitäisi ottaa huomioon uudessa järjestelmässä?

Seuraavanlaisia toiveita ja tarpeita asetettiin eri kirjastojärjestelmien osille. Hyviä huomioita nykyjärjestelmien hyvistä puolista ja paljon kehityskelpoisia ideoita, joista osa jäi varmaan vielä mielen päälle. Pidetään huolta, että kirjastojärjestelmä on pohjoisenkestävä. 

Kirjastoauto- ja kotipalvelut

1:

• online aina ja asiakkaan kotona
• koneella koko kirjastojärjestelmä jos yhteys katkeaa
• kotipalveluasiakkaan lainahistoria
• eräpäivä reitin mukaan
• laina-aikakerroin (esim. kesällä)
• reaaliaikainen yhteys

2:

• varaukset voidaan jaksottaa siten, että niitä voi tehdä esim. 12 kuukauden ajalle. Nide saadaan kiinni esim. joulukuussa 2012 mutta ei aikaisemmin
• verkkomaksu

Tilastointi ja raportointi

1:

• nykyinen haku jäykkä. Hakulausekkeen muokattavuus (esim. mitä 40-vuotiaat naisasiakkaat lainasivat tammikuussa 2012)
• vuositilastot: suoraan ne tilastot, joita OKM:n tilastotietokantaan laitettava, voisivat mennä suoraan tilastotietokantaan kirjastojärjestelmästä (aukiolotunnit myös - no ei löydy!); jotkut henkilötyövuodet ja tilinpäätöstiedot manuaalisesti Hyvä idea!
• asiakkaiden velat, maksetut maksut, maksamattomat maksut
• integroitu järjestelmään, kuka tahansa voi käyttää tilasto-ohjelmaa
• esim. poistetut eriteltyinä
• Origon tilasto-ominaisuudet

2:

• edellä mainitut, mobiilikirjastojärjestelmä: esim. asiakkaalle voisi lainata suoraan ja tehdä hakuja mobiilisti älykännykän tms. mobiililaitteen kautta
• yhteys perintätoimistoon laskutuksesta

Asiakaspalvelu

1:

• helppokäyttöisyys
• monipuolinen haku
• asiakastiedot säilyvät näytöistä toiseen
• vaihtoehtoja paljon
• hakutulokset säilyvät (voi esim. tehdä varaukset helposti)
• osakohteet
• yhtenäistetyt nimekkeet järjellisinä hakuina
• toimiva määrärahaseuranta
• kausijulkaisuvalvonta
• negatiiviset haut (hakutekijällä rajataan pois asioita, esim. luokilla, osasto)

2:

• verkkomaksu
• kytkentä logistiikkajärjestelmään (koska teos saapuu)
• erityisryhmien huomioiminen - Mitä tämä tarkoittaisi käytännössä?
• parametrien luominen / muokkaaminen itse
• maksut
• hakutulosten ryhmittely / esittäminen paremmaksi
• saumattomuus uusien teknologioiden kanssa
• ergonomia (klikkausten määrä -> käytettävyys)
• lainahistoria
• Helmet-tyyppinen viittausjärjestelmä

Hankinta ja luettelointi

1:

• luetteloinnissa poimintamahdollisuus ehdottoman tärkeä
• hankintalistat ovat suoraan järjestelmässä
• hyvä, että lyhyet kuvaukset aineistosta sekä kirjojen kannet ovat näkyvissä (Pallas ja Origo)
• osakohteiden luettelointi toimii hyvin (Pallas)
• luettelointitietojen haku toimii hyvin (Pallas ja Origo)
• raaka luettelointi toimii hyvin  

2:

• Selkeä ja ajantasainen määrärahaseuranta
• mahdollisuutta liittyä kansalliseen metatietovarantoon
• hankintavaiheessa tiedot hankittavasta aineistosta hintoineen siirtyisi suoraan omaan tietokantaan riippumatta siitä, miltä toimittajalta aineisto tilataan
• bibliografinen data ja nidetiedot integroituja
• tietojen yhdistämisen ja kopioimisen pitäisi olla helpompaa
• Selkeät mallipohjat, nykyisissä liikaa kenttiä tarjolla (tästä ei oltu yksimielisiä)
• Auktoriteettitiedosto (täysin ulkopuolinen josta mahdollisuus tarkastaa) Jotta päästäisiin päällekkäisistä tietueista
• omien asiasanojen lista sellaiseksi, että väärät versiot ovat poistettavissa (esim. kirjoitusvirheet)
• Tuplat (silloin kuin niitä on) olisi helppo saada näkyviin ja ne olisi helppo yhdistää - näitä on konversion jäljiltä lukemattomasti...
• Funktionaalinen luettelointi lopulta toimivaksi
• Luettelointiergonomia, nyt liikaa rullaamista jne.
• kirjavideot näkymään asiakkaille suoraan (tämä tuli Origon ihmiseltä) eli siis kirjan kansikuvan lisäksi voisi olla ns. kirjatraileri, joka sitten näkyisi suoraan asiakkaalla)
• Parasta olisi jos ei tarttisi luetteloida ollenkaan!

Some respect

Johtuneeko maailman pirstaleisuudesta ja omasta järjestyksen kaipuusta, mutta tykkään kovasti auktoriteettitietokannoista - vaikka en vielä oikein tajuakaan kaikkea mitä ne tarkoittavat - puhumattakaan tekniikoista millä niitä yhdistellään järjestelmiin. On vain jotenkin niin turvallista ajatella, että jossain joku taho on koonnut yhteen selkeitä sanastoja asioista ja ihmisistä.

Nyt kannattaa tietysti kysyä, miksi meillä pitää olla joku auktoriteetti tätäkin varten? Yksinkertaisesti siksi, ettemme me elä missään Suomi- tai Lappi-saaressa, vaan monimutkaisessa maailmassa, missä Maija luetteloi Tsehovin teokset kirjoittaen nimen juuri näin, mutta toisaalla Mary kirjoittaa sujuvasti Chekhov ja Paola Barcelonassa Chejov. Välineelllä, joka kokoaa  yhteen nämä moninaiset kirjoitusasut, saadaan perimmiltään yksinkertaiselle tietokoneelle selitettyä, että me kaikki nyt puhumme yhdestä ja samasta ihmisestä.

Tutuin auktoriteetti useimmille kirjastoihmisille on varmaankin VESA-asiasanasto. Kirjastojärjestelmästä pitäisi löytyä myös luetteloinnissa käytettävä henkilönimien auktoriteettitietokanta tai yhteys ulkoiseen tietokantaan. Asia ei ole kuitenkaan ihan yksinkertainen ja liittyy tavallaan myös semanttisen webin kysymyksiin, sillä yksittäinen taiteilija voi usein esiintyä monissa rooleissa (esiintyjänä, säveltäjänä jne.), mikä pitäisi pystyä selittämään tietojärjestelmille, mikäli tietoja halutaan vaihtaa onnistuneesti järjestelmien välillä.

Kansainvälinen ISNI- tietokanta kokoaa yhteen julkisia identiteettejä, lähinnä taiteellisten toimijoiden tunnisteita. Digitaalinen kirjasto -blogissa ilmestyneen kirjoituksen mukaan tietokanta sisältää tässä vaiheessa noin kolme miljoonaa nimeä, joiden joukossa on jo kymmeniä tuhansia suomalaisia kirjailijoita tai muita luovan työn tekijöitä. Hankkeesta hyötyviä tahoja ovat kirjastojen lisäksi esimerkiksi kustantajat ja tuottajat sekä tekijänoikeusjärjestöt. Suomessa ISNI-hankkeessa on toimijana Kansalliskirjasto, ja tämänhetkisen arvioin mukaan käyttöönotto toteutuisi kahden-neljän vuoden kuluttua.

Vastaava, OCLC:n yhteydessä toimiva auktoriteettitietokanta on VIAF. Näiden kahden ero vaikuttaa asiaan syvällisemmin perehtymättömälle olevan ISNI:n jatkossa saava virallisen standardin asema, kun taas OCLC on voittoa tavoittelematon kirjastoalan yhteisö, joka tuottaa mm. WorldCat-luetteloa. Auktoriteettitietokantojen kysymyksiä selventävät Tietolinjassa 1/2010 julkaistut  Juha Hakalan ja Laila Heinemanin artikkelit. Asia on lopulta yksinkertainen- auktoriteettitietokanta on Baabelin kala.

Kuinka solmu avataan helposti vaikeinta kautta

Olen ollut pari viikkoa täysin jumissa projektin kanssa. Tila kypsyi loppusyksyn mittaan niin pahaksi, että olin valmis lyömään hanskat osaavimpiin käsiin. Olin kuin Valajaskosken pato, jossa tulva-altaassa muhi Ruotsin matkankokemukset, Axiellin symposiumin anti tai epäanti, sekä viimeisenä niittinä UKJ eli Uuden kirjastojärjestelmän valmisteluryhmä ja sen työryhmä 4 Kausijulkaisut ja tietokannat.

UKJ on kaikkien kirjastosektorien ja Kansalliskirjaston hanke, jonka tavoitteena on määritellä kaikille kirjastosektoreille soveltuva järjestelmäkokonaisuus. Hankkeelle on asetettu valmisteluryhmä, jonka tavoitteena on 31.8.2012 mennessä tuottaa projektisuunnitelma, jonka pohjalta päätetään, käynnistetäänkö kirjastojärjestelmän hankinta- ja käyttöönottoprojekti. Vajaa vuosi on siis aikaa selvittää, onko erikois-, yliopisto-, ammattikorkeakoulujen ja yleisten kirjastojen mahdollista löytää ne ehdot, joilla kaikille yhteinen kirjastojärjestelmä voitaisiin joko hankkia tai peräti tuottaa itse. Valmisteluryhmässä yleisiä kirjastoja edustavat Ari Mäkiranta Liperin kirjastosta ja Ritva Nurminoro.

Olin mukana valmisteluryhmän tapaamisessa 10.11., jolloin esittelin Lapissa käynnissä olevan hankkeen ja Ari esitteli Joensuun seutukirjaston Avoin kirjasto 2013 –hankkeen. Vain yleisessä kirjastossa työskennelleenä olin yllättynyt, miten kaukana kirjastosektorit ovat toisistaan, ja miten vähän tiedämme toisistamme – tämä on tietysti vain minun mielipiteeni, ja monilla meistä on takuulla minua paremmat tiedot eri sektoreiden tilasta. Hämmennys ei kuitenkaan estänyt löytämästä keskustelusta, melko helpostikin, yhteisiä tavoitteita. Työtä pitää saada tehtyä taloudellisemmin, yhteistyötä on lisättävä, toimintoja automatisoitava.

Suuri Ahaa! sisältyi kuitenkin Tommi Jauhiaisen puheenvuoroon, jossa hän esitteli Esko Ala-Peijarin alustuksen pohjalta kokonaisarkkitehtuuriajattelua ja eri näkökulmia. Ala-Peijari on ollut työstämässä Kartturi - Korkeakoulusektorin kokonaisarkkitehtuurimallia. Lainaan JHS 179-suositusta ICT-palvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen: ”Kokonaisarkkitehtuuri on toiminnan, prosessien ja palvelujen, tietojen, tietojärjestelmien ja niiden tuottamien palvelujen muodostaman kokonaisuuden rakenne.  Kokonaisvaltainen lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen rakenteiden hallinnoimiseksi ja kehittämiseksi. ” Olin silmäillyt jo projektisuunnitelmaa kootessani sekä JHS-suosituksia että VALTASA (Valtiontason arkkitehtuurit-hanke) –ohjeistusta, ja ymmärsin nyt mitä niillä voisi saada aikaan.

JUHTA (Julkisen tietohallinnon neuvottelukunta) on antanut JHS-suosituksia, joista projektin kannalta kiinnostavia ovat ainakin suositukset 179:Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen liitteineen  ja 173: ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely. Näistä jälkimmäinen on hyvin yksityiskohtainen ohjeistus mitä organisaation tulee ottaa huomioon järjestelmän hankinnassa ja vaatimusten määrittelyssä.

Olin siis jumissa, mutta flunssan pakottaman pysähtymisen aikana syksyn kokemukset kiteytyivät mielestäni järkeväksi suunnitelmaksi. Olin yrittänyt koota kirjastojärjestelmien nykytilan kuvausta nakertamalla PallasProta nurkasta kuin onneton eläin juustopalaa hiirenloukussa. JHS:n kokonaisarkkitetuuri-työkalut, joita muistuttavia työkaluja käytetään UKJ:n työryhmissä yhteisen kansallisen kirjastojärjestelmän valmisteluun, sopivat myös Lapin yhteisen kirjaston tarpeisiin. Työkaluilla kuvataan organisaation nykytilan ja tavoitetilan arkkitehtuuri, mikä tarkoittaa toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuurien analysointia. Toimin siis VALTASA:narkkitehtuuriperiaatten 12 mukaisesti: Vältä päällekäisiä ratkaisuja - miksi en hyödyntäisi jo valmiita pohjia? Pidän kokonaisarkkitehtuurimallista myös sen - no- kokonaisuuden vuoksi. En pysty katselemaan kirjastojärjestelmää vain yhtenä sovelluksena, pelkkänä työkaluna, vaan näen sen osana isompaa kokonaisuutta, koko kirjastojen kokonaisuutta. Muutaman päivän malleja nyt työstäneenä ratkaisu tuntuu hyvältä, ajatus virtaa ja työssä on potkua kuin uudessa tuttavassani Jimmy Perezissä.

Uudelleenajattelemassa Lontoossa

Olin neljä vuotta sitten Axiellin ensimäisillä Nordic Symposium-päivillä Turussa, missä Suzanne Waltersin esitys markkinointistrategioiden käytöstä räjäytti tajunnan niin että presentaation kuvat tuntuvat edelleen tutuilta. Viime viikolla järjestelmätoimittaja järjesti symposiumin kolmannen kerran, tällä kertaa Lontoon itäpuolella Royal Victoria Dockissa.Tällä kertaa vastaavaa valaistumista ei koettu, mutta mielen hehkulampun sai syttymään ainakin Gareth Cuddyn esittämä Dorling Kindersley Booksin video The Future of Publishing.

Lontoon symposium kulki nimellä Re?Thinking Libraries - linkistä pääsee käsiksi myös kaikkien esitysten videoihin. Odotin kuulevani jotain uutta kirjastojärjestelmistä tai muista kirjastojen töitä mullistavista keksinnöistä, mutta viikon anti olikin enemmän survival-kit-tyyppinen selviytymisopas ja reittikartta uudenlaiseen kirjastoon.  

Vick Phillips Charlotte Meckelnburgin kirjastosta aloitti esityksensä kehittelemälä Jerk Sintornin hevos-vertausta eteenpäin. Phillips totesi kirjastojen ja pankkien palveluissa olevan paljon yhteistä: lainataan ja toivotaan, että saadaan laina takaisin – tosin pankit vaativat omaansa takaisin paljon kirjastoa aggressiivisemmin. Pankit ovat myös onnistuneet siirtämään asiakkaat pääosin verkkoon, ja konttoriin tullaan vain tärkeiden kysymysten vuoksi. Pankeilla on, sen lisäksi, että heillä on meidän rahat, erinomainen tuote eli pankkitunnukset. Vaikka vertaus onkin osuva, en silti toivo, että ajamme asiakkaat verkkoon ja laitamme kirjat holveihin, joista niitä saa vain takuuta vastaan. Sitä ei toivo Vick Phillipskään, mutta jotain uutta me molemmat kirjastoilta haluaisimme nähdä. Mitä kirjastolla on annettavaa, sellaista mitä mistään muualta ei saa?

Charlotte Mecklenburgin kirjasto Pohjois-Carolinassa USA:ssa joutui vuoden 2008 taantuman jälkeen rajujen säästötoimien kohteeksi kun sen budjetista leikattiin kaikkiaan 45%. Kirjasto oli pakotettu palveluiden supistamiseen ja henkilökunnan irtisanomiseen, ja suunta oli vakaasti alaspäin. Asiakkaat kuitenkin nousivat puolustamaan kirjastoa, minkä johdosta sille perustettiin asiakkaista koostuva itsenäinen selvitysryhmä tehtävänään selvittää kirjaston taloudellinen tilanne ja antaa toimintaohjeet tilanteesta selviämiseen. Keskeiset ohjeet liittyivät rahoituksen ja kulujen tarkistukseen.

Löytyykö vastausta?

Kirjastossa aloitettiin Imagine 2010-projekti, joka tarkoitti toimintojen ja palveluiden uudelleenarviointia. Projektin tuloksena kartoitettiin peruspalvelut, jotka asetettiin kaikissa kirjastoissa samantasoisiksi, ja joita kaikki henkilökunnassa opettelivat tekemään. Myös työnkulut ja tehokkuus joutuivat tarkasteluun: sekuntienkin turhan työn jättäminen pois tehostaa toimintaa kun asiaa katsotaan laajemmassa mittakaavassa. Päällekkäiset työt kartoitettiin, mikä ei tarkoittanut vain kirjastotyötä vaan myös siivousta, vartiointia ja IT:tä. Projektissa laskettiin myös erilaisten ohjelmien todelliset kustannukset, jotka saatiin vertaamalla niihin tehtyjä sijoituksia ja saatuja tuottoja. David Singletonin ja Vick Phillipsin kokemuksen mukaan kirjastojen pitäisi luopua pelkästä rahojen vastaanottajan ja käyttäjän asetelmasta ja sen sijaan kartoittaa tarkemmin mihin raha käytetään ja mitä sillä saadaan aikaiseksi. Useammalla kirjastolla Yhdysvalloissa on käytössä ROI (Return of Investment) -laskuri, joka kertoo asiakkaalle kuinka paljon hän hyötyy kirjaston käytöstä. Myös erilaisten tapahtumien ja yhteistyön vaikutuksia voi tarkastella panos-tuotos-ajatuksella.

Tutkimusyhtiö Gartnerin tutkimusjohtaja Allen Weinerin esityksen teemana olivat ne työkalut, teknologia ja visio, joiden avulla kirjastot voisivat kehittyä seuraavan sukupolven kokoontumispaikoiksi - Resource Centereiksi, kuten hän niitä kutsui. Kirjastot eivät tule pärjäämään mikäli ne luottavat vain ulkokuoreen, vaan niiden on tarjottava asiakkailleen jotain sisältöjä neljään keskeiseen tehtävään: Learning, dreaming, connection, creating. Kirjastojen tulisi olla ideoita pursuavia laboratorioita, vapaata koodia käyttäviä hautomoita ja sosiaalisia markkinapaikkoja, joissa nämä ajatukset voisivat toteutua. Weinerin tarjoama teknologia perustuu vapaaseen koodiin ja formaateista riippumattomiin laitteisiin. Teknologia siirtyi aikanaan kotoa töihin ja nyt suunta on vuorostaan toisinpäin. It:n kokonaisuus ei enää ole tilariippuvainen, vaan käyttäjät ottavat ”IT:n kryptisen kokonaisuuden” ja vievät sen minne haluavat, siis myös kirjastoon. Weiner kysyi samaa, mitä vähän joka puolella kysytään: miten kirjasto on valmistautunut tähän?

Ainakin kuparinen kirja säilyy. British Library

Varsinaiset ”re-thinking”- sessiot olivat symposiumin päättänyt Anythink-kirjastojen johtajan Pam Sandlian-Smith esitys ja vierailu Idea Storen kirjastoon Whitechapelissa. Anythink-kirjastot ovat Coloradossa sijaitsevia kirjastoja, jotka nousivat heikoimmista kirjastoista uuteen loistoon – ei pelkästään ylimääräisellä rahalla, vaan uteliaalla mielellä ja kokeilunhalulla. Sandlian-Smithin mukaan työnkuvat ”lainattiin” Applen sivuilta, joten heillä on esimerkiksi consierge – Hotel Babylonista tuttu ihmeidentekijä. Muutenkin henkilökunnan määritelmä oli mielenkiintoinen: ei olla vain työntekijöitä, vaan taikureita, neroja ja tutkimusmatkailijoita -  taikomassa skeptikoista uskovia. Jonkin verran on täytynytkin olla taikuruutta, tai sitten coloradolaiset ovat ihan toista kirjastokansaa, koska Anythink-kirjastot ovat luopuneet kirjastoluokituksestakin.

Kirjastot keskellä elämää.Idea Store Tower Hamlet

Idea Storen ajatus on luoda ihmisten arkipäiväisten kulkureittien varrelle helposti lähestyttäviä kirjastoja. Näissä pääpaino ei ole niinkään perinteisessä ”lainaa kirja”-toiminnoissa vaan kirjastot tarjoavat koulutusta, virkistystä ja keinoja elämässä etenemiseen yhteisöissä, joissa väestöllä on usein heikommat lähtötasot. Ihmisille, joille kirjaston ideakin voi olla vieras, on tärkeää, että kirjastoihin näkee katutasolta sisälle. Idea Store Tower Hamlet sijaitsi kauppatorin varrella, eikä juuri eronnut tavallisesta kaupasta. Väestö liikkuu massoina: muutama vuosi aikaisemmin alueen asukkaista enemmistö oli puolalaisia – nyt väestöstä yli puolet on bangladeshilaisia. Idea Store-kirjastoista löytyy Sergio Doglianin valaiseva esitys vuoden 2009 Barents Library Conferencen sivuilta. 

Mitä Lontoosta jäi mieleen? Mukavia uusia tuttavuuksia, selkeä metroverkosto, Big Benin kello neljän kumahdukset, mutta myös AnyThinkin tapaisia uusia ajatuksia – asioita voi tehdä toisin.